برگزاری همایش

راهنمای جامع برگزاری همایش

 

مقدمه

برگزاری همایش و سمینارهای علمی تلاشی در راستای اغناء روحیه جستجوگری و  کاوشگری جامعه علمی برای کسب معلومات و اطلاع ازیافته های جدید در عرصه علم و دانش است. علاوه بر آن، برگزاری همایشها به تجمیع تجربیات، برقراری ارتباط مستقیم و رو در روی پژوهشگران و محققین و علم آموزان و ایجاد زمینه ای برای فعالیتهای جمعی کمک شایانی می نماید.

در این راهنما سعی شده است وظایف واحدهای مختلف زیر مجموعه همایش با جزئیات کامل بیان گردد تا راهنمای مناسبی برای برگزارکنندگان باشد. در همین راستا واحدهای عملیاتی معاونت پژوهشی، خدماتی را توسط کارشناسان واحد در زمان معین با هماهنگی و پیگیری دفتر روابط بین الملل و دبیرخانه همایش ارائه  می نمایند.

امید است اجرای این برنامه بتواند بخشی از مشکلات فراروی برگزارکنندگان محترم را حل کرده و در برگزاری همایش هایی پر بار مفید واقع شود.

تعاریف

همایش ( کنگره ):

گردهمایی است رسمی ، متشکل از متخصصین و افراد با تجربه که در آن ضمن طرح تازه های علمی، نتایج تحقیقات و پژوهشهای انجام شده در موضوع علمی مشخص بصورت ارائه مقاله ، سخنرانی و پوستر برگزار می گردد. کنگره دارای سخنرانان متعدد بوده و بصورت دوره ای از یک تا پنج سال یکبار تکرار می گردد. طول مدت کنگره معمولا سه روز یا بیشتر می باشد . برای برگزاری هر کنگره تشکیل تعدادی کمیته تخصصی ضرورت دارد.

همایش ( کنگره) بین المللی  :

همایشی است که دارای ویژگیهای زیر باشد:

الف – به تصویب هیئت وزیران رسیده باشد .

ب –  با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود .

ج –  حداقل ۵ سخنران از ۳ کشور خارجی در آن مشارکت علمی داشته باشند .

د – دارای هدف و موضوع بین المللی باشد ( مخاطبانی از ملیت های گوناگون داشته یا موضوع مورد علاقه ملیت های مختلف را مورد بحث قرار دهد).

هم اندیشی ( سمینار) :

اجتماعات و گردهمایی که هدف آن بیان تازه های علمی ، مبادله تجربیات و تجدید اطلاعات در جهت چاره جویی و حل مشکلات حرفه ای شرکت کنندگان است . سمینارها به صورت ارائه سخنرانی ، میزگرد ، پانل و جلسات پرسش و پاسخ ارائه می گردد و طول مدت آن بیش از یک روز و معمولا دو تا سه روز می باشد.

فراهم ایی ( کنفرانس) :

نشستها و اجتماعاتی که به منظور شور و بحث در یک زمینه خاص تشکیل می گردد و در آن افراد نقطه نظرات خود را درباره مسائل و مشکلات مهم از طریق سخنرانی، جلسات پرسش و پاسخ ، میزگرد و گزارش موارد جالب ( Case Report) مطرح می نمایند. این نشستها می تواند در طی یک روز یا به صورت جلسات دوره ای تشکیل گردد. چنانچه این جلسات بصورت ادواری تشکیل شود به آن کنفرانسهای دوره ای اطلاق می شود.

هم نشست ( سمپوزیوم ) :

به منظور آموزش مسائل علمی تخصصی و فوق تخصصی درباره موضوعی خاص به صورت سخنرانی ، کار گروهی ، بحث و ارائه مقاله برگزار می گردد . در سمپوزیم هر یک از سخنرانان درباره جنبه خاصی از موضوع به  بحث می پردازند. مخاطبین سمپوزیوم افراد متخصص و صاحبنظر می باشند . طول مدت سمپوزیوم معمولا یک روز است .

ترکیب و شرح وظایف کمیته علمی همایش

دبیر علمی پس از تعیین و دریافت ابلاغ ، مسئول تشکیل کمیته علمی همایش می باشد که مرکب از متخصصین فن مربوطه بخصوص افراد با تجربه و متبحر در زمینه علمی همایش می باشد. به منظور افزایش اعتبار و غنای علمی همایش پیشنهاد می شود از متخصصین صاحب نام جهت عضویت در کمیته علمی همایش دعوت به عمل آید.

شرح وظایف کمیته علمی

  • تعیین محورهای علمی- پژوهشی همایش و تعیین فرم و قالب مورد نظر جهت دریافت خلاصه مقالات
  • انتخاب هیئت داوران همایش
  • تنظیم چک لیست استاندارد جهت داوری مقالات بر اساس متدولوژی و محتوای علمی مقاله به صورت سخنرانی و پوستر
  • پی گیری دریافت و ارسال مقالات جهت اعلام نظر به هیئت داوران همایش
  • انتخاب مقالات برگزیده و اعلام به دبیرخانه جهت انعکاس موضوع به نویسندگان مقاله
  • تنظیم کتابچه خلاصه مقالات و ارائه به کمیته اجرائی جهت پی گیری چاپ
  • تکمیل چک لیست های مربوطه جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش و ارائه به کمیته اجرائی جهت اقدام
  • تنظیم برنامه علمی همایش ( تنظیم عناوین و برنامه سخنرانیها، تعیین سخنران، کارگاههای جنبی، زمان سخنرانیها )

ترکیب و شرح وظایف کمیته اجرائی همایش

دبیر اجرایی همایش پس از تعیین و دریافت ابلاغ ، مبادرت به تشکیل کمیته اجرائی می نماید. دبیر اجرائی همایش افراد متناسب و دارای توانمندی های لازم را جهت عضویت در کمیته اجرائی و شرکت در جلسات دعوت می نماید.

شرح وظایف کمیته اجرایی همایش :

  • تنظیم برنامه اجرایی همایش
  • تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
  • تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
  • تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
  • تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن
  • اقدام جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش
  • پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیتهای مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی که بطور مبسوط در ادامه ذکر گردیده است

واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی :

  • دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات
  • انتشارات
  • تدارکات
  • تشریفات، روابط عمومی
  • سمعی و بصری
  • طراحی و امور سایت

شرح وظایف دبیرخانه همایش

دبیرخانه مهمترین جزء تشکیلات اجرایی و کانون رهبری و هماهنگی فعالیتهای اجرایی یک همایش است. اهم فعالیتهای دبیرخانه همایش بطور خلاصه شامل موارد زیر است:

۱- پیگیری تشکیل جلسات هماهنگی بین برگزارکنندگان و کمیته های مختلف همایش ، تنظیم صورتجلسات و پی گیری مصوبات

۲- پایش مداوم روند اقدامات اجرایی مطابق با جداول زمانبندی همایش (مطابق این راهنما) و پی گیری اعلام گزارش آن به مدیریت روابط بین الملل

۳- انجام کلی روند مربوط به پذیرش مقاله ، ارسال مقاله به دبیر علمی همایش و جمع آوری نظرات هیئت داوران با هماهنگی دبیر علمی

۴- کسب اطلاع از روند ثبت نام ، آمار ثبت نام کنندگان ، دریافت و جمع آوری فیش بانکی ثبت نام کنندگان

۵- انجام کلیه امور مکاتباتی همایش ، تبلیغات و اطلاع رسانی همایش

موارد پیشنهادی جهت درج در پوستر همایش

پوستر همایش می بایست حاوی اطلاعات زیر باشد :

  • عنوان همایش
  • تاریخ و محل برگزاری همایش
  • دارا بودن امتیاز آموزش مداوم ، در صورت امکان میزان امتیاز و گروههای مشمول ( پس از صدور مجوز تخصیص امتیاز )
  • محورهای همایش و عناوین مقالات مورد پذیرش
  • مباحث جنبی همایش ( کارگاهها ….)
  • اخرین مهلت ارسال مقالات
  • سازمانها و انجمن های همکار در برگزاری همایش
  • آدرس پستی دبیرخانه همایش، E-mail ، آدرس سایت، تلفن  و فاکس دبیرخانه
  • آرم همایش و لوگوی دانشگاه و سازمانهای همکار در برگزاری همایش
  • ذکر دقیق روش ثبت نام

 

ضمناً شما عزیزان در صورت علاقه مندی میتوانید از طریق همین سایت پروژه های انجام شده متعدد در زمینه های مختلف از جمله ارائه خدمات طبخ و پذیرایی همایش و سمینار توسط تیم مجرب و حرفه ای شرکت ری تحت نظارت استاد بین المللی آشپزی و هتلداری جناب آقای دکتر مرتضی عارف حکیمی را مطالعه بفرمائید.

اشتراک گذاری متن فوق در تلگرام

 

منبع : دانشگاه علوم پزشکی مشهد ، راهنمای جامع برگزاری همایش ها
درباره motevalli

 
error: اجازه کپی کردن ندارید!! متأسفم