• پذیرایی همایش (نمونه کار)
    پذیرایی همایش (نمونه کار)
  • پذیرایی همایش
    پذیرایی همایش
  • پذیرایی همایش (نمونه کار)

نکات برگزاری هر چه بهتر همایش و سمینار

صرف نظر از هدف و نوع کنگره ها، سؤال این است که برگزاری این نشست ها به صرف هزینه های گزاف و بالا تا چه حد سودمند و موفقیت آمیز است. تجربه نشان داده است که همایش های برگزار شدن در بخش های دولتی کشور که معمولاً با صرف بودجهٔ بالا صورت می گیرد، رضایت بخش و مفید نیست و این حکایت از عدم توجه کافی مدیران و مسئولان به اصول و نکات برگزاری یک همایش موفق دارد. خواندن این مطلب برای مدیران و مسئولان روابط عمومی خالی از لطف نخواهد بود. سازمان دهی یک همایش، گرچه بسیار پایه ای و اصولی است اما از دوست داشتنی ترین وظایف یک مدیر محسوب می شود که با گذر زمان به شکل یک دوی ماراتن جانفرسا درمی آید و همیشه با ترس از فراموش کردن موضوعی همراه است.

نکات برگزاری همایش

تاریخ برگزاری مراسم را با دقت و وسواس خاصی معین کنید.

برای برگزاری همایش فقط روزهای تعطیل و تعطیلات آخر هفته را در نظر نگیرید بلکه به تاریخ همایش های رقیبان نیز توجه داشته باشید. زمانی که یک نمایشگاه صنعتی بزرگ و جهانی در شهرتان برگزار می شود، شما می توانید عدهٔ زیادی از شرکت کنندگان در یک کنفرانس چند روزهٔ صنعت اتومبیل را به وجد بیاورد.

باید هدف از همایش روشن باشد.

برگزاری یک همایش شبانه در قالب یک نمایشگاه وقتی هدف خاصی داشته باشد، افراد بیشتری را راضی نگه می دارد، اما اگر هدف نداشته باشد کاملاً برعکس عمل می کند. مثل وقتی که جشن شبانه فقط به منظور تشویق خشک و خالی یکی از همکارانتان باشد.

برای پیش غذا و نوشیدنی ارزش قائل شوید.

حتی یک نمایش حرفه ای و سازمان یافته هم می تواند به دلیل نامرغوبی غذا یا مدیریت بد به شکست منتهی شود. انتخاب نوع غذا و نوشیدنی خود ملاک ارزشیابی میهمانان است.

هنگام برنامه ریزی برای جشن ها به نیازهای فردی میهمانان نیز توجه داشته باشید.

در صورت برگزاری مراسم دیدار دانش آموزان سابق یک مدرسهٔ خصوصی، برگزار کننده و مدیر مراسم نباید سخنرانی سه یا چهار تن از استادان را در آغاز برنامه قرار دهد. این کار، مراسم را از هدف اصلی آن دور می کند. شرکت کنندگان دوست دارند ابتدا با یکدیگر تبادل نظر کرده، کنجکاوی ها و سؤالات خود را برطرف کنند و راجع به مشاجرت و دعواهای گذشته خود صحبت کنند. در مقابل، قرار دادن یک سخنرانی پس از صرف غذا، یعنی درست وقتی که گرسنگی مهمانان برظرف شد، کنجکاوی آنها را افزایش می دهد. مدعوین باید احساس کنند که در یک مراسم استاندارد و همیشگی قرار نگرفته اند، بلکه نکات برنامه به صورت کاملاً جداگانه و ویژه برای عموم در نظر گرفته شده است. یک همایش باید خلاق و متنوع باشد. برای این کار یک تیم سازماندهی شده با نظرات مختلف انتخاب کنید تا گوناگون ترین ایده ها، قابل مطرح شدن باشند.

یک بودجهٔ متناسب برای همایش در نظر بگیرید.

یک بودجهٔ سخاوتمندانه، تضمینی بر برگزاری موفق همایش و ماندگاری آن در ذهن میهمانان نیست. پیش از هر چیز به شکل دعوتنامه توجه کنید یا به جای غذاهای گران و پر هزینه غذاهای ساده و اصیل انتخاب کنید.

برای همایش چارچوب های شایسته در نظر بگیرید. شکل و قالب همایش باید با علت و هدف آن متناسب باشد.

به زمان برگزاری جشن و اینکه بلاخره جشن تمام می شود توجه داشته باشید.

اگر روند برگزاری جشن بسیار عالی است، لازم است جشن سر ساعت به پایان رسد. تنها دراین صورت است که همایش خاطره ٔ بسیار خوبی در اذهان باقی خواهد گذاشت.

محل برگزاری جشن را بر اساس نوع جشن یا شعار تبلیغاتی آن تعیین کنید.

مثلاً محل برگزاری یک گفت و گو در قالب میزگرد که نمایندگان معروف و مشهور معتبرترین شرکت ها در آن دعوت دارند، در اتاق جنبی یک مهمانخانهٔ مجلسی قابل برگزاری نیست، همچنین برای برگزاری جشنی با شعار ”آینده نیازمند سنت است“ بهتر است یک قصر اشرفی قدیمی و باستانی را انتخاب کرد، نه یکی از هتل های مرسوم و مخصوص برگزاری جشن ها را.

روابط عمومی قوی داشته باشید.

برای موفق برگزار کردن یک مراسم باشکوه شما نیازمند برقراری ارتباط با دیگران ارائه می دهد. وقتی که شما در روز افتتاح مؤسسهٔ نوساز خود موفقیت کسب می کنید، باید به افراد اجازه دهید تا شما را به خوبی بشناسند. تنها در این صورت است که همگان با شما آشنا می شوند.

شکل و شمایل دعوتنامه نوعی کارت ویزیت برگزارکنندگان است.

دعوتنامه اولین تأثیر را روی میهمانان می گذارد و باید این احساس را در آنها ایجاد کند که با نیامدن آنها به همایش، برگزارکنندگان چیزی را از دست خواهند داد. ظاهر ویژهٔ یک دعوتنامه، برای یک بازدند رسمی، در شرکت کنندگان علاقه و حوصله به وجود می آورد. یک دعوتنامه با شکل و شمایل خسته کننده این شک را در مدعوین ایجاد می کند که جلسه، فوق العاده خسته کننده و یکنواخت است.

اصول برگزاری همایش

به طور حتم برای برگزاری یک کنفرانس و یا همایش قابل قبول نیاز است که برخی فاکتورها در نظر گرفته شود. رعایت اصولی قوانین و فراهم آوردن این مقدمات به برگزاری موفق و تاثیر‌گذار یک همایش منجر خواهد شد. در ادامه به صورت اجمالی برخی نکات کلیدی که در برگزاری یک همایش تاثیرگذار خواهند بود را مرور خواهیم کرد.

هدف‌گذاری واضح و شفاف از برگزاری همایش
انتخاب هوشمندانه هدف
دایره حضار و مدعوین در همایش را مشخص نمائید
تهیه چک‌لیست برگزاری همایش
تعیین مناسب‌ترین تاریخ برای برگزاری همایش
انعطاف‌پذیری در جریان برگزاری همایش
شناسایی محدودیت‌ها
ترتیب دادن بودجه بندی جامع
تنظیم یک برنامه جامع بازاریابی
برای جلب بازار بیشتر تلاش کنید
قانع کردن افراد حاضر در همایش
فراگیری نحوه صحیح مصاحبه‌های خبری
بهره گیری از شبکه های اجتماعی

چک لیست برگزاری همایش و سمینار

اطلاعات مراسم

  • نوع مراسم
  • تاریخ  مراسم
  • زمان  برگزاری مراسم
  • محل برگزاری
  • شخص رابط محل برگزاری
  • سخنران/ سخنرانها
  • جزئیات مربوط به  تماس با سخنران
  • برگزار کننده مراسم

موضوعات

  • دلیل  برگزاری این مراسم چیست؟
  • اهداف برگزاری این مراسم چیست؟
  • موضوع مراسم چیست؟دلیل حضور افراد دراین مراسم چیست؟
  • مخاطبان مورد نظر چه کسانی هستند (چه شرکت هایی /درچه سطحی)؟
  • آیا زمان برگزاری آن مناسب است ؟
  • آیا مراسم باید با انجام کارهای دیگری (مثل انتشار کتاب،به روز رسانی قوانین ومقررات ،  برگزاری مراسم  درزمان خاصی از سال)  برگزارشود؟
  • آیا قرار است مراسم به صورت سالیانه برگزار شود؟
  • آیا باید  درسطح ملی  برگزار شود؟
  • کجا باید برگزار شود؟

با برگزار کننده مراسم ،ارتباط منظم داشته باشید

  • خلاصه ای از جزییات کارها تهیه کنید
  • لیستی از مدعوین وتاریخ  پیشنهادی برگزاری مراسم تهیه  کنید
  • بعد از پایان مهلت  پاسخ دهی،  درباره  پذیرش یا کاهش  مدعوین ،رایزنی کنید.آیا به دعوتنامه بعدی نیازی هست؟
  • امکانات مورد نیاز برای روز برگزاری مراسم را بررسی کنید- تجهیزات،جزوات،پذیرایی،جدول زمانی،خوشامدگویی

شرکت کنندگان

  • لیست دعوت/مدیران برنامه /مجری صحنه
  • جزییات را برای تایید یا کم و زیاد کردن به طرف برگزارکننده ارائه نمایید ، سپس برای انتخاب مدیر برنامه آگهی بدهید و یا با ایران مجری تماس حاصل نمایید.

محل برگزاری

  • مکانی برای برگزاری مراسم رزرو کنید
  • زمان رزرو را تنظیم کنید
  • فرم  های مربوط به عملکرد ها را تکمیل کنید (برای نگهداری در آرشیو از آن کپی بگیرید)
  • آیا به صندلی های بیشتری نیاز است؟
  • آیا به نیروهای خدماتی بیشتر یا  افراد دیگری برای جابه جایی وسایل نیاز دارید؟
  • آیا به محلی برای ذخیره کردن وسایل نیاز دارید؟
  • تعیین نوع پذیرایی
  • به افراد مسؤل پذیرایی یاد آوری کنید که پذیرایی باید به صورت دائمی انجام شود
  • جایی برای قرار دادن وسایل ولباس های مدعوین رزرو کنید

یا

  • جایی بیرون از محل برگزاری مراسم رزرو کنید
  • قرارداد را منعقد کنید. (برای نگهداری در آرشیو یک کپی از  آن تهیه کنید.)
  • دستورالعمل چگونگی اجرای مراسم را ارائه کنید

 دعوت

  • اگر بروشور یا دعوتنامه لازم است با طراحان درباره  طراحی های لازم صحبت کنید.
  • متن لازم برای دعوتنامه را تهیه کنید.
  • یک نمونه از آن را برای برگزار کننده مراسم ارسال کنید تا در صورت تایید کار را ادامه بدهید
  • تعداد مورد نیاز رامشخص نمایید
  • تاریخ ارسال آن ها را مشخص نمایید
  • مهلت ارسال پاسخ را مشخص کنید
  • پاسخ های ارسال شده را بررسی وتایید کنید
  • آیا نیازی به ارسال دعوتنامه مجدد هست؟
  • اگر لازم است تاریخ ارسال آن و مهلت ارسال پاسخ را مشخص کنید.
  • هماهنگی های لازم را دوباره چک کنید
  • به مسؤل ارسال نمابر /ایمیل/ تلفن یاد آوری نمایید.

طراحان

  • طراحی دعوتنامه
  • طراحی برنامه
  • طراحی نشان های مراسم
  • طراحی اسامی یا شماره میزها
  • طراحی هر علا مت دیگری که لازم است.

تجهیزات

  • تجهیزات مورد نیاز
  • پروژکتور
  • پرده نمایش
  • میکروفون (  همه بخش ها)
  • لپ تاپ (از سالم بودن کلیه اتصالات )اطمینان حاصل نمایید
  • آیانیازی به نورپردازی  روی مجری یا  نشان همایش  هست؟
  • آیا نور کافی در  جایگاه مجری وجود دارد تا بتواند مطالبش را بخواند؟

استقرار پذیرش در طبقه همکف

  • درها /بالا برهای اصلی   کی باید باز شود؟
  • دستگاه تهویه/گرمکن،چراغ ها باید در شب روشن باشند.
  • یک نفر باید در پذیرش حضور داشته باشد
  • هیچ شخصی برای تمیز کردن محیط  از قبل تازمان پایان مراسم وارد فضای مراسم نشود

در روز برگزاری مراسم

  • تابلو ها ی هشدار و علائم اضطراری و جهت خروج اضطراری را بررسی نمایید.
  • موبایل ها را از محل خارج کرده یا آن ها را خاموش کنید
  • جهت راه پله ها و تالار های متفاوت را مشخص نموده ویک نفر را در محل ورود برای راهنمایی قرار دهید
  • پله های  منتهی به سمت بالا و صندلی های انتها ی سالن را مسدود نمایید
  • برای سخنران های مراسم لیوان آب قرار دهید
  • پوشه های سمینار را روی صندلی ها قرار دهید یا لحظاتی قبل از شروع مراسم آن ها را توزیع کنید
  • جدول ثبت نام را تنظیم نمایید
  • از اسامی شرکت کنندگان وجزییات تماس آنها کپی تهیه نمایید .یک نمونه با نام خانوادگی ونمونه دیگر بانام شرکت متبوع . از هر کدام از آن ها یک نمونه رادر اختیار پذیرش قرار دهید(به منظور حفظ سلامت و ایمنی و امنیت شرکت کنندگان)
  • نشان  مراسم را چک کنید
  • از سالم بودن صفحه نمایش ومیکروفن ها مطمئن شوید.

بعد از پایان مراسم

  • جمع آوری برگه های ارزشیابی وتهیه گزارش از بازتاب مراسم
  • ارسال گزارش به همه افراد شرکت کننده
  • ارسال یادداشت به افرادی که حضور نداشتند
  • آیا برقراری تماس مجدد با افراد شرکت کننده لا زم است؟ آیا چیز بیشتری برای ارسال به آنها داریم؟ مثل  متن سخنرانی ها
  • با برگزارکنندگان مراسم تماس بگیرید تا از میزان رضایتمندی آن ها  از شیوه برگزاری    شوید(می توانیدبه صورت شفاهی از آن ها بپرسید  یا برایشان فرم هایی بفرستید تا تکمیل کنند.)
  • بادقت ، داده ها را به روز رسانی  کنید.

 

ضمناً شما عزیزان در صورت علاقه مندی میتوانید از طریق همین سایت پروژه های انجام شده متعدد در زمینه های مختلف از جمله ارائه خدمات طبخ و پذیرایی همایش و سمینار توسط تیم مجرب و حرفه ای شرکت ری تحت نظارت استاد بین المللی آشپزی و هتلداری جناب آقای دکتر مرتضی عارف حکیمی را مطالعه بفرمائید.

اشتراک گذاری متن فوق در تلگرام

 

 منابع : اصول برگزاری همایش ، قوانین طلایی برگزاری همایش ، چک لیست برگزاری همایش
درباره motevalli

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

 
error: اجازه کپی کردن ندارید!! متأسفم